Polityka prywatności

1. W skrócie

• Zbieramy tylko te dane, których potrzebujemy, żeby zapisać dziecko na zajęcia RPG, dobrać mu grupę i Mistrza Gry oraz się z Tobą kontaktować.
• Nie sprzedajemy danych. Nie mamy newslettera, komentarzy ani czatu.
• Nie prosimy o informacje o zdrowiu dziecka.
• Cookies analityczne i reklamowe włączamy tylko po Twojej zgodzie w banerze.
• Część naszych narzędzi (Google, Meta, Cloudflare, Discord) może przetwarzać dane poza Europą. Opisujemy to w punkcie 9.
• W każdej sprawie dotyczącej danych napisz na rpgposzkole@gryfabularne.com.

2. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych jest Gry Fabularne Krzysztof Baranowski, os. Tysiąclecia 49/7, 61-255 Poznań, NIP 7881862106, REGON 634625002. Prowadzimy projekt RPG Po Szkole i serwis gryfabularne.com.

Kontakt w sprawach danych osobowych: rpgposzkole@gryfabularne.com.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD), bo przy naszej skali działalności przepisy tego nie wymagają. Wszystkie sprawy prowadzi bezpośrednio administrator.

3. Jakie dane zbieramy i skąd

Od rodziców i opiekunów (formularze na stronie, e-mail, telefon):

• Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miasto;
• imię i wiek dziecka (nie zbieramy nazwiska dziecka), szkoła, preferowane dni i godziny, forma zajęć (w szkole lub online);
• treść uwag i wiadomości, które sam nam przekażesz.

Dane dziecka zawsze podaje rodzic lub opiekun. Nie zbieramy danych bezpośrednio od dzieci.

Informacje o zdrowiu dziecka. Nie prosimy o nie i prosimy, żeby nie wpisywać ich w formularzu. Jeśli mimo to trafią do nas w formularzu lub wiadomości, wykorzystamy je wyłącznie po to, żeby zadbać o dziecko podczas zajęć, i nie będziemy przechowywać ich dłużej, niż to konieczne. Jeśli chcesz przekazać nam coś ważnego o potrzebach dziecka, napisz do nas i porozmawiamy o tym indywidualnie.

Od szkół. Jeśli szkoła prowadzi zapisy po swojej stronie, przekazuje nam listę zapisanych (imię i wiek lub klasa dziecka, kontakt do rodzica). Wtedy źródłem danych jest szkoła.

Od pracowników szkół: imię, nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail i telefon, treść korespondencji. Pochodzą z korespondencji albo z publicznych źródeł (punkt 6).

Od kandydatów na Mistrzów Gry i Mistrzów Gry: punkt 7.

Automatycznie, podczas korzystania ze strony: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzone podstrony, źródło wejścia (np. reklama), identyfikatory cookies. Dane analityczne i reklamowe zbieramy tylko po Twojej zgodzie (punkt 10).

4. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane rodziców i dzieci

Cel	Podstawa prawna (RODO)
Odpowiedź na zgłoszenie, przedstawienie oferty, zapis dziecka, dobór grupy i Mistrza Gry	art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie
Prowadzenie zajęć, informowanie o terminach, zmianach i płatnościach	art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy
Rozliczenia i dokumentacja księgowa	art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny
Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi	art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes
Statystyki strony (Google Analytics)	art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda, w związku z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej
Reklamy i mierzenie ich skuteczności (Meta Pixel, Google Ads)	art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda, w związku z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej
Ochrona strony i formularzy przed atakami i botami (Cloudflare, Cloudflare Turnstile)	art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes, czyli bezpieczeństwo serwisu

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia i wieku dziecka oraz kontaktu do Ciebie nie zapiszemy jednak dziecka na zajęcia.

5. Zajęcia online: zewnętrzne platformy

Podczas zajęć online korzystamy z zewnętrznych platform:

• Discord — do rozmowy głosowej. Wymaga założenia konta.
• Google Meet — do rozmowy głosowej lub wideo. Dziecko dołącza przez link przekazany rodzicowi.
• Board Game Arena — do niektórych gier. Wymaga założenia konta.
• Roll20 — wirtualny stół do gry. Dziecko dołącza przez link, bez zakładania konta.

Konto na Discordzie zakłada i nadzoruje rodzic lub opiekun. Konto na Board Game Arena zakładasz Ty lub dziecko, zgodnie z wymaganiami wiekowymi tej platformy. Konta zakładane są bezpośrednio u tych dostawców i na ich zasadach. W zakresie danych konta każda z tych firm jest osobnym administratorem, a szczegóły opisują ich polityki prywatności. Radzimy używać pseudonimu zamiast prawdziwego imienia i nazwiska.

Nie nagrywamy sesji online.

6. Kontakt ze szkołami: skąd mamy dane

Jeśli pracujesz w szkole i dostałeś od nas wiadomość, Twoje dane służbowe pochodzą z publicznych źródeł: Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO) albo ze strony internetowej szkoły. Używamy ich wyłącznie do przedstawienia propozycji współpracy i dalszej korespondencji. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeśli nie chcesz dostawać od nas wiadomości, odpisz słowem REZYGNACJA. Dopiszemy adres do listy wykluczeń i nie napiszemy ponownie.

7. Mistrzowie Gry i kandydaci

Rekrutacja. Zbieramy dane z formularza zgłoszeniowego lub przesłane nam w inny sposób: imię i nazwisko, kontakt, miasto, rok urodzenia, doświadczenie, dostępność, odpowiedzi na pytania rekrutacyjne. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy), a w zakresie danych dodatkowych Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a).

Zawarcie i wykonanie umowy. Przed podpisaniem umowy prosimy o dane potrzebne do jej zawarcia i rozliczenia: adres, PESEL, numer rachunku, właściwy urząd skarbowy, status studenta lub ucznia, informację o prowadzeniu działalności, dostępność. Podstawą są art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) i lit. c RODO (obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe).

Weryfikacja niekaralności. Przed dopuszczeniem do pracy z dziećmi weryfikujemy niekaralność, zgodnie z przepisami o ochronie małoletnich. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c i art. 10 RODO w związku z tymi przepisami. Dostęp do tych dokumentów ma wyłącznie administrator.

8. Komu przekazujemy dane

• Mistrzowi Gry prowadzącemu grupę Twojego dziecka: imię i wiek dziecka, dzień i godzinę zajęć. Mistrz Gry uczestniczy też w korespondencji mailowej z rodzicami grupy, w której adresy rodziców są w ukrytej kopii (UDW). Zna więc adres e-mail rodziców, którzy do niego piszą, i treść tych wiadomości. Mistrzowie Gry działają na podstawie umowy z obowiązkiem poufności.
• Szkole, w której odbywają się zajęcia, w zakresie potrzebnym do organizacji.
• Dostawcom narzędzi:
  • Google: Workspace (Gmail, Arkusze, Dysk, Formularze, Meet, asystent Gemini), Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads;
  • Meta Platforms: Facebook, Instagram, Meta Pixel;
  • Cloudflare: hosting, sieć dostarczania treści, ochrona przed atakami, Cloudflare Turnstile (zabezpieczenie formularzy przed botami);
  • OVH: domena i DNS.
• Bankowi i biuru rachunkowemu w zakresie rozliczeń.
• Organom państwowym, jeśli wymaga tego prawo.

Innym rodzicom nie udostępniamy Twojego adresu e-mail.

Meta Pixel. W zakresie zbierania danych przez piksel i przekazywania ich do Meta jesteśmy z Meta Platforms Ireland Ltd. współadministratorami (art. 26 RODO). Za dalsze przetwarzanie tych danych odpowiada Meta, zgodnie ze swoją polityką prywatności: facebook.com/privacy/policy.

9. Przekazywanie danych poza Europę

Google, Meta, Cloudflare i Discord to firmy z grup z siedzibą w USA. Dane mogą być przetwarzane na ich serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazanie odbywa się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (EU-US Data Privacy Framework), w zakresie, w jakim odbiorca jest certyfikowany;
• w pozostałych przypadkach — standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Na Twoją prośbę prześlemy informacje o zastosowanych zabezpieczeniach.

10. Cookies i podobne technologie

Przy pierwszej wizycie pokazujemy baner, w którym sam decydujesz, na co się zgadzasz. Przycisk „Odrzucam” jest tak samo widoczny jak „Akceptuję wszystkie”, a żadna kategoria nie jest zaznaczona domyślnie. Skrypty analityczne i reklamowe nie uruchamiają się przed Twoją zgodą.

• Niezbędne (Cloudflare, Cloudflare Turnstile, zapamiętanie Twojej decyzji z banera) — działają zawsze, bo bez nich strona i formularze nie działają bezpiecznie. Nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej).
• Analityczne (Google Analytics 4, uruchamiany przez Google Tag Manager) — pomagają nam sprawdzić, które podstrony są czytane. Włączamy je tylko po Twojej zgodzie.
• Marketingowe (Meta Pixel, Google Ads) — pozwalają mierzyć skuteczność reklam i pokazywać je osobom, które odwiedziły stronę. Włączamy je tylko po Twojej zgodzie.

Zgodę możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony. Możesz też usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki.

11. Jak długo przechowujemy dane

Dane	Okres
Zgłoszenie bez zapisu	6 miesięcy od ostatniego kontaktu
Dziecko w „poczekalni” (czeka na grupę)	do przydzielenia grupy lub Twojej rezygnacji, nie dłużej niż 26 miesięcy
Dane uczestnika i rodzica	przez czas zajęć, potem 3 lata (okres przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą)
Informacje o zdrowiu, jeśli trafiły do nas mimo prośby	tylko tak długo, jak to potrzebne dla bezpieczeństwa dziecka na zajęciach; usuwamy je z formularzy i arkuszy
Dokumenty księgowe i dane o płatnościach	5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku
Korespondencja ze szkołami	3 lata od ostatniego kontaktu; adresy z listy REZYGNACJA przechowujemy dalej, żeby do nich nie pisać
Zgłoszenia kandydatów na MG, z którymi nie podjęliśmy współpracy	12 miesięcy od zakończenia naboru, dłużej tylko za zgodą kandydata
Dane Mistrzów Gry do umowy i rozliczeń	przez czas współpracy, potem 5 lat (obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe)
Dokumenty weryfikacji niekaralności	przez czas współpracy, potem 5 lat
Zgody na cookies	do wycofania; zapis samej decyzji przechowujemy jako dowód jej udzielenia

12. Zdjęcia

Zdjęcia z zajęć i wydarzeń przed publikacją anonimizujemy, tak żeby osoby na nich nie były rozpoznawalne. Używamy do tego asystenta Gemini działającego w ramach naszego konta Google Workspace. Zgodnie z zobowiązaniami Google dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli ani udostępniane poza naszą organizację.

Ponieważ taka technologia nie zawsze działa bezbłędnie, zdjęcia i nagrania, na których widać dziecko, publikujemy wyłącznie na podstawie osobnej, pisemnej zgody rodzica lub opiekuna. Zgodę można wycofać w każdej chwili, a wtedy usuniemy materiały z naszych kanałów.

13. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie ani Twojego dziecka decyzji wyłącznie automatycznie. O przydziale do grupy i wyborze Mistrza Gry zawsze decyduje człowiek.

Jeśli zgodzisz się na cookies marketingowe, Meta i Google mogą wykorzystać informacje o Twojej wizycie do dopasowania reklam. To profilowanie w celach marketingowych nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych.

14. Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i danych dziecka oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przeniesienia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie (nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem);
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na rpgposzkole@gryfabularne.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, żeby nie przekazać danych niewłaściwej osobie.

15. Bezpieczeństwo

Dostęp do danych mają tylko osoby, które potrzebują ich do pracy, i tylko w potrzebnym zakresie. Mistrz Gry dostaje wyłącznie dane swojej grupy. Konta w naszych narzędziach chronimy silnymi hasłami i weryfikacją dwuetapową.

Opieka nad dziećmi podczas zajęć podlega naszym Standardom Ochrony Małoletnich:

• wersja pełna: gryfabularne.com/standardy-ochrony-maloletnich
• wersja dla dzieci: gryfabularne.com/standardy-ochrony-maloletnich/dla-dzieci

16. Zmiany polityki

Aktualizujemy tę politykę za każdym razem, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych, np. gdy dodajemy nowe narzędzie. Na górze strony zawsze znajdziesz datę obowiązującej wersji. O istotnych zmianach poinformujemy komunikatem na stronie, a klientów także mailem.